noviembre 12, 2020

Cómo Administrar un Negocio Desde las Finanzas: Guía Definitiva

Aprender cómo administrar un negocio desde una perspectiva financiera. Esta es la guía definitiva de finanzas para emprendedores que tu negocio necesita. 📈

    Saber cómo administrar un negocio es clave para la proyección y supervivencia. Sin duda es algo que puedes aprender y que te ayudará a maximizar tus beneficios. 

    Si no estás seguro de por dónde comenzar y se te dificulta la planeación financiera de un emprendimiento, este artículo de finanzas para emprendedores te da una guía completa para que tu negocio sea exitoso.

    Define dónde estás y el modelo de planeación financiera

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    Lo primero es conocer qué tipo de emprendimiento eres y qué modelo de negocio tienes. Esto te ayuda a tomar decisiones financieras específicas sobre cómo administrar tu negocio.

    Tipos de emprendimiento

    No importa cuál de ellos decidas ser. Ninguno es mejor que el otro. Sin embargo, la planeación financiera es fundamental para cualquiera de ellos.

    Intra-emprendedor

    Si trabajas para una gran compañía y esta respalda tu proyecto, entonces eres un intra-emprendedor. Ejemplo de esto es PlayStation con Sony.

    Freelance

    Eres independiente y tú organizas la estructura de tu negocio y gestión de tiempo. En otras palabras, eres tu propio jefe.

    PyMe

    Tu negocio es pequeño o mediano, por lo general, menos de 50 empleados y tu objetivo es mantenerlo, no un crecimiento explosivo.

    StartUp o en serie

    Se financia con capital externo y tiende a tener un crecimiento exponencial. Aquí hay un riesgo muy alto a fracasar, ya que prácticamente estás creando algo que no existe en el mercado.

    Tradicional

    El crecimiento de tu negocio no es acelerado, para esto, requiere décadas. Además, es normal incurrir en deuda para financiarlo. Por ejemplo una constructora.

    Emprendedor social

    Buscas solucionar problemas de la sociedad. El crecimiento se mide en lo social antes que lo económico. El plan financiero de este tipo considera que toda utilidad debe ser reinvertida. Ejemplo de esto son las ONG.

    Define tu modelo de negocio

    Esto te ayuda a entender qué operaciones realizar, entender cómo administrar tu negocio desde las finanzas y qué estrategias de marketing digital debes aplicar.

    Negocios B2B

    Business to Business, o Negocio a Negocio. Si tu negocio ofrece sus servicios a otro negocio, es decir, no le vendes al consumidor final, tu modelo es este.

    Negocios B2C

    Business to consumer, o Negocio a Consumidor. Por otra parte, si le vendes directamente al consumidor final, este es el modelo de negocio que llevas.

    Existen otros más como los C2C o C2B. Sin embargo, no los tomaremos en cuenta ahora. No obstante, los mismos principios de finanzas para emprendedores pueden ser aplicados.

    Entiende el estado de situación financiera de tu negocio

    Es la forma más sencilla de definir el estado financiero de tu negocio y entiendas qué operaciones puedes llevar a cabo y cuáles no (teniendo en cuenta el riesgo que estés dispuesto a asumir).

    Activos

    Es todo lo que tu compañía posee. Esto incluye efectivo, cuentas por cobrar, inmuebles, inventario, productos por vender, etc.

    Pasivos

    Son las obligaciones de tu negocio como arriendos, salarios y demás. Ten en cuenta que los pasivos no son gastos y que si no se pagan a tiempo, se transforman en deuda. Por ejemplo, si no pagas el arriendo pronto, esto se hace deuda.

    Patrimonio

    Son todos los activos menos los pasivos. Esto es lo que nétamente les pertenece a los socios.

    El 22.9% de fracasos es por la mala planeación financiera

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    Alrededor del 70% de empresas fracasan antes de cumplir 3 años y solo el 10% logra sobrevivir al menos 5 años. Y entre estas, el factor más común es el financiero. Esto según The Failure Institute.

    Entonces, lo importante es identificar las variables que inciden para que no cometas errores en tu negocio y logres sobrevivir. Lo que más se repite dentro de los errores financieros es:

    • Ingresos propios insuficientes para subsistir, 21.9%.
    • Préstamos, 18.8.
    • Exceso de gasto operativo, 17.1%.
    • Retraso de pago de los clientes, 15%.
    • Problemas de crédito con proveedores, 14%.
    • Mala administración del dinero 13.3%.

    Tomando esto en cuenta, ¿cuáles crees que son los puntos fuertes de tu negocio y cuáles los puntos débiles? Identifícalos y trabaja en ello.

    ¿Qué necesitas para crear buenas proyecciones financieras?

    Entiende cómo hace dinero tu negocio

    Comprender de dónde y cómo ingresa el dinero a tu negocio te permite mantener y mejorar esos canales, sin descuidarlos. Hay varias formas para que ingrese dinero:

    • Publicidad y marketing.
    • Afiliados.
    • Comercio electrónico.
    • Servicio freemium a premium.
    • Suscripciones.
    • Venta de productos físicos.

    Entiende cómo gasta dinero tu negocio

    De la misma forma, no debes descuidar este aspecto. Gastar no es malo, es malo gastar sin entender cómo. Lo ideal es mantener este rubro controlado. Las formas de gastar pueden ser:

    • Materia prima para fabricación.
    • Mano de obra.
    • Costos indirectos de producción.
    • Gastos administrativos.
    • Gastos de ventas y marketing.

    Entiende qué variables externas afecta a tu negocio

    Esto es algo que no podemos controlar y que podría afectar mucho al negocio. Sin embargo, identificar estas variables y estar preparados ante la adversidad, puede ser la clave de supervivencia del negocio. 

    Y por si acaso, las empresas que logran sobrevivir a las crisis, se convierten en negocios fuertes y posicionados. Por eso es importante saber cómo administrar un negocio desde las finanzas. Las variables que deberías considerar son:

    • Inflación.
    • Depreciación de la moneda.
    • Temporadas comerciales.
    • Precios internacionales de materias primas.
    • Marcos legales.

    Asume cómo crecen las variables más importantes

    Está bien la ambición y hambre de gloria en los negocios, pero siempre ten expectativas realistas.

    • ¿Cómo aumentan las ventas?
    • ¿Cómo varía la demanda?
    • ¿Cómo aumentan los gastos y costos?
    • ¿Cómo varían los precios?

    De entrada lo mejor es ser muy conservador en el aumento de ingresos y aumentar los gastos y costos.

    Sé realista con las etapas de crecimiento

    Si hoy facturas 1000 dólares, no esperes a facturar mañana 10000. Mantén expectativas coherentes en cada etapa de tu negocio. Lo mejor que puedes hacer es ir registrando todo lo que vendes y gastas para entender mejor tus proyecciones.

    Una buena idea es aprender marketing digital. De hecho, todo emprendedor debe hacerlo y en este artículo te explicamos las razones.

    Las finanzas de negocios y personales no se mezclan

    Las finanzas sanas de tu negocio se reflejan en tus finanzas personales. Es decir, que estas van juntas, pero no deben revolverse para evitar desorganización. En este punto es recomendable que tengas una cuenta bancaria para tus finanzas personales y otra exclusiva para tu negocio.

    Cómo administrar un negocio para que mejoren las finanzas

    En etapas tempranas de tu negocio lo ideal es reinvertir todas las utilidades hasta que los ingresos se normalicen. Si el dinero se acaba, la empresa desaparece… o quizá debas endeudarte. 

    Debes cuidar el ciclo de conversión de efectivo, que es el tiempo desde que inviertes en producir un producto o servicio hasta que lo vendes.

    Cuidando el ciclo de conversión de efectivo

    • ¿Cuán rápido vendes tu inventario?
    • ¿Cuánto tardan tus clientes en pagarte?
    • ¿Cuánto puedes tardar en pagar a tus proveedores?
    • ¿Cuánto capital de trabajo necesitas para mantener las operaciones?
    • Vende más rápido, cobra más rápido o paga más lento.

    Define los costos y sé claro

    Es importante que definas cómo quieres llevar tu estrategia comercial de precios. Puedes tener un costo alto, pero vender productos o servicios de muy alto valor. O también, puedes basar tu estrategia en precios económicos. 

    Pero de antemano, no entres al mercado con precios demasiado bajos, a menos que sepas lo que estás haciendo. Las personas relacionamos algo muy barato con algo que no es de mucho valor. Además, es difícil subir precios en el futuro.

    De qué dependen los precios de tus productos/servicios

    • De cuánto están dispuestos a pagar tus clientes.
    • Cuál es la percepción de valor de tu producto/servicio (por eso no lances precios muy bajos).
    • De los precios de la competencia.
    • De la estructura de costos y cuánto quieres que sea tu utilidad.

    Analiza y lleva las cuentas de tu negocio

    Debes anotar absolutamente todo lo que entra y sale, todos los días. Así puedes determinar si tienes algún gasto innecesario que puedas remediar.

    • Inicialmente puedes hacerlo tú.
    • En cuanto te sea posible, contrata un contador o contadora.
    • Hazlo todos los días.
    • La información contable es la mejor fuente para la toma de decisiones financieras.

    Garantiza el éxito de tu negocio

    Una vez que has entendido cómo funcionan las finanzas de tu negocio estás listo para hacer la planeación financiera y garantizar el éxito de tu empresa. Cuando lleguen momentos difíciles tendrás los fundamentos para tomar las mejores decisiones financieras.

    Entiende la razón por la que emprendes

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    Está muy bien tener espíritu emprendedor y querer crecer como emprendedor. Sin embargo, tu emprendimiento debe garantizar las condiciones mínimas de vida que deseas. Esto te lo impones tú. Por lo tanto, están las razones objetivas y subjetivas.

    Razones subjetivas

    • Satisfacción personal.
    • Creencias.
    • Ganas de aprender.
    • Hambre de pasión y gloria.
    • Crear algo nuevo en la industria.

    Razones objetivas

    • Tener una fuente de ingreso adicional.
    • Oportunidad financiera. 
    • Dividendos.

    Punto de equilibrio y capital de trabajo

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    Punto de equilibrio te permite encontrar cuánto capital de trabajo necesitas para que tu negocio sea auto-sostenible. Además, es importante porque:

    • Mejorar la estrategia de precios.
    • Ayuda a decidir si se debe dejar de producir cierta línea de productos o no.
    • Te dice cuáles productos o servicios son los más importantes de tu negocio.

    Maximiza el valor de tu negocio antes que las utilidades

    Este es el objetivo financiero más básico. Puede ocurrir que haya un negocio pequeño que produzca caja y que sea más valioso que un negocio con rentabilidades altas y un riesgo alto asociado. Y así mismo, hay factores que afectan al valor de tu negocio.

    • Flujo de caja. Son todos los movimientos en efectivo. Recuerda que no toda utilidad es en efectivo.
    • Riesgo. La probabilidad de que las cosas no salgan como queremos. Por lo general, mientras más rentabilidad ofrece un negocio, mayor es el riesgo. 
    • Tiempo. El tiempo influye en el valor del dinero por la inflación. Entender esto te ayuda a obtener el efecto de las inversiones y sus resultados.

    Recomendaciones finales

    El dinero es lo que pone a funcionar un negocio o emprendimiento. Cuando este se acaba la compañía se muere o puedes salvarla incurriendo en deuda, lo que es un poco más riesgoso.

    Comprender lo básico de las finanzas de un negocio te salva de evitar errores comunes. Y en momentos de incertidumbre, estarás preparado para tomar mejores decisiones financieras. 

    Aquí queda en resumen lo que se trató en este artículo.

    • Define tu modelo de negocio y tipo de emprendimiento.
    • La caja es lo más importante.
    • Crea tus proyecciones.
    • Nunca mezcles las finanzas personales con las del negocio.
    • Crea una estrategia de precios.
    • Registra todos los movimientos financieros a diario.
    • Calcula el punto de equilibrio.
    • Maximiza el valor de tu negocio antes que las utilidades.

    Artículo escrito por Axel Yaguana Cruz

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